Požiadať o ukážku

Ochrana osobných údajov

Účinné od: [DOPLNIŤ]

Ochranu osobných údajov berieme vážne.

V tomto dokumente vysvetľujeme, aké osobné údaje spracúvame v súvislosti s webovou stránkou ahooj.sk a službou AHOOJ CRM, na aké účely ich používame, ako dlho ich uchovávame a aké práva máte v súvislosti so spracúvaním svojich osobných údajov.

1. Kto spracúva vaše osobné údaje

Prevádzkovateľom osobných údajov je:

ďalej len „Prevádzkovateľ“, „AHOOJ“ alebo „my“.

Ak bola určená zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov, jej kontaktné údaje sú: [DOPLNIŤ]

2. Akých osôb sa tieto zásady týkajú

Tieto zásady sa môžu týkať najmä: návštevníkov stránky ahooj.sk, záujemcov o AHOOJ CRM, zákazníkov, kontaktných osôb zákazníkov, používateľov AHOOJ CRM, osôb, ktoré nám odošlú otázku, osôb, ktoré požiadajú o ukážku systému, osôb, ktoré si objednajú službu, obchodných partnerov a dodávateľov.

3. Kedy sme prevádzkovateľom a kedy sprostredkovateľom

Pri AHOOJ CRM je dôležité rozlišovať dve situácie.

AHOOJ ako prevádzkovateľ

Sme prevádzkovateľom osobných údajov napríklad vtedy, keď spracúvame údaje návštevníkov ahooj.sk, záujemcov o ukážku, osôb, ktoré nám poslali otázku, zákazníkov pri objednávke, kontaktných osôb našich klientov, používateľov pri vytváraní a správe účtu, na účely fakturácie alebo na zabezpečenie webu a služby.

V týchto prípadoch sami určujeme účel a spôsob spracúvania osobných údajov.

AHOOJ ako sprostredkovateľ

Ak firma používa AHOOJ CRM a ukladá do neho údaje svojich zákazníkov, obchodných kontaktov alebo iných osôb, prevádzkovateľom týchto údajov je spravidla samotná firma.

AHOOJ v tomto prípade vystupuje ako sprostredkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje podľa pokynov zákazníka a za účelom poskytovania CRM služby.

Takéto spracúvanie bude upravené samostatnou zmluvou alebo dodatkom o spracúvaní osobných údajov – Data Processing Agreement (DPA).

4. Kontaktný formulár „Mám otázku“

Ak nás kontaktujete prostredníctvom formulára, môžeme spracúvať: meno, priezvisko, e-mail, telefón (ak ho uvediete), názov firmy (ak ho uvediete), obsah vašej správy a technické údaje súvisiace s odoslaním formulára.

Účel: odpoveď na otázku, komunikácia s vami, riešenie vašej požiadavky.

Právny základ: vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy, náš oprávnený záujem na komunikácii s osobami, ktoré nás kontaktovali.

Doba uchovávania: počas vybavenia komunikácie a následne počas primeranej doby potrebnej na ochranu našich práv a preukázanie priebehu komunikácie. Bežné nezmluvné otázky môžeme odstrániť po [DOPLNIŤ].

5. Žiadosť o ukážku AHOOJ CRM

Pri žiadosti o demo môžeme spracúvať: meno a priezvisko, firmu, pracovnú pozíciu (ak ju uvediete), e-mail, telefón, počet používateľov, poznámku a informácie o vašich potrebách.

Účel: dohodnutie prezentácie, príprava ukážky systému, komunikácia o AHOOJ CRM, príprava cenovej ponuky, kroky smerujúce k uzatvoreniu zmluvy.

Právny základ: spracúvanie je potrebné najmä na vykonanie opatrení na vašu žiadosť pred uzatvorením zmluvy.

6. Objednávka služby AHOOJ CRM

Pri objednávke môžeme spracúvať najmä: meno a priezvisko, obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH, sídlo alebo fakturačnú adresu, e-mail, telefón, objednaný program, počet používateľov, fakturačné údaje a informácie súvisiace so zmluvným vzťahom.

Účel: spracovanie objednávky, uzatvorenie a plnenie zmluvy, poskytovanie AHOOJ CRM, fakturácia, komunikácia so zákazníkom, zákaznícka podpora, správa predplatného.

Právny základ: plnenie zmluvy, vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy, splnenie zákonných povinností.

7. Fakturácia a účtovníctvo

Na účely vystavenia faktúr a vedenia účtovníctva spracúvame údaje vyžadované príslušnými právnymi predpismi — najmä obchodné meno, meno a priezvisko podnikateľa, adresu, IČO, DIČ, IČ DPH, údaje o objednanej službe, cenu a platobné údaje.

Účtovné a daňové doklady uchovávame počas obdobia vyžadovaného príslušnými právnymi predpismi.

8. Používateľský účet AHOOJ

Pri vytvorení a používaní používateľského účtu môžeme spracúvať: meno, priezvisko, e-mail, názov spoločnosti, používateľskú rolu, oprávnenia, dátum vytvorenia účtu, dátum posledného prihlásenia, bezpečnostné a autentifikačné údaje a informácie o používaní aplikácie.

Heslá neuchovávame v čitateľnej podobe.

Účel: vytvorenie účtu, autentifikácia používateľa, správa oprávnení, poskytovanie CRM, ochrana účtu, riešenie bezpečnostných udalostí, technická podpora.

9. Bezpečnostné logy

Na ochranu AHOOJ CRM môžeme zaznamenávať technické a bezpečnostné údaje, napríklad IP adresu, dátum a čas prihlásenia, neúspešné pokusy o prihlásenie, používateľský účet, zariadenie alebo prehliadač, bezpečnostné udalosti a činnosti potrebné na audit a ochranu systému.

Účel: zabezpečenie služby, prevencia zneužitia, odhaľovanie neoprávneného prístupu, vyšetrovanie bezpečnostných incidentov, ochrana údajov zákazníkov.

Právnym základom je najmä náš oprávnený záujem na zabezpečení systému a ochrane zákazníkov. Tieto údaje uchovávame spravidla [DOPLNIŤ].

10. Dvojfaktorové overenie

AHOOJ môže podporovať alebo vyžadovať dvojfaktorové overenie. Na tento účel môžeme spracúvať údaje potrebné na aktiváciu 2FA, overenie používateľa, správu obnovovacích mechanizmov a ochranu účtu. Tieto údaje používame výhradne na účely zabezpečenia prístupu.

11. Údaje uložené zákazníkom v AHOOJ CRM

Zákazník môže do AHOOJ CRM ukladať napríklad mená a priezviská zákazníkov, názvy spoločností, pracovné pozície, telefónne čísla, e-mailové adresy, adresy, poznámky, históriu komunikácie, informácie o telefonátoch, stretnutiach, ponukách, obchodných prípadoch, úlohách a termínoch, ako aj súbory a prílohy.

O tom, ktoré údaje sú do CRM vložené a na aký účel, rozhoduje zákazník. Zákazník je zodpovedný za to, že údaje získal a spracúva zákonným spôsobom. AHOOJ ich spracúva iba v rozsahu potrebnom na prevádzkovanie služby a podľa pokynov zákazníka.

12. Citlivé údaje

AHOOJ CRM nie je primárne určený na systematické spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov.

Používateľ by bez primeraného právneho dôvodu nemal do CRM ukladať napríklad údaje o zdravotnom stave, rasovom alebo etnickom pôvode, politických názoroch, náboženskom presvedčení, členstve v odboroch, genetických údajoch, biometrických údajoch, alebo sexuálnom živote či sexuálnej orientácii.

Ak zákazník takéto údaje spracúva, je zodpovedný za splnenie príslušných zákonných podmienok.

13. AI asistent

Niektoré programy AHOOJ CRM môžu obsahovať AI asistenta, ktorý môže napríklad zhrnúť predchádzajúcu komunikáciu, pripraviť návrh e-mailu, pripraviť návrh follow-up komunikácie alebo analyzovať informácie dostupné v CRM.

Na spracovanie konkrétnej požiadavky môže byť potrebné poskytnúť vybraný obsah externému poskytovateľovi AI technológie. Rozsah poskytovaných údajov sa snažíme obmedziť na údaje potrebné na vykonanie požadovanej funkcie.

AI funkcia sama neposiela zákazníkom komunikáciu bez potvrdenia používateľom.

Ak využívame externého poskytovateľa AI služby, tento subjekt bude zaradený medzi našich sprostredkovateľov alebo sub-sprostredkovateľov podľa povahy spracúvania. Konkrétny zoznam používaných AI poskytovateľov bude uvedený v zozname sub-sprostredkovateľov.

14. Automatizácie

AHOOJ môže na serveri automaticky vykonávať operácie, napríklad kontrolovať termíny, zisťovať úlohy po termíne, identifikovať dlhší čas bez komunikácie alebo vytvárať upozornenia. Tieto procesy môžu pracovať s údajmi uloženými v CRM.

Nejde však automaticky o prijímanie rozhodnutí s právnymi alebo podobne závažnými účinkami voči dotknutým osobám.

15. Automatizované rozhodovanie

AHOOJ nepoužíva osobné údaje na automatizované rozhodovanie, ktoré by samo osebe vyvolávalo právne účinky voči fyzickej osobe alebo ju obdobne významne ovplyvňovalo, pokiaľ pri konkrétnej funkcionalite nie je výslovne uvedené inak.

AI v AHOOJ poskytuje používateľovi predovšetkým návrhy a pomocné informácie. Konečné rozhodnutie alebo odoslanie komunikácie vykonáva používateľ.

16. Zákaznícka podpora

Ak kontaktujete našu podporu, môžeme spracúvať identifikačné údaje, kontaktné údaje, obsah komunikácie, technické informácie o účte a údaje potrebné na diagnostiku problému.

Ak je na vyriešenie problému potrebný prístup k údajom zákazníka, prístup bude obmedzený na rozsah potrebný na vyriešenie konkrétneho problému.

17. Marketingová komunikácia

Ak nám udelíte súhlas na zasielanie marketingových správ, môžeme spracúvať napríklad meno, e-mail a informácie o vašom záujme o produkt.

Marketing môžete kedykoľvek odmietnuť — napríklad prostredníctvom odkazu v marketingovom e-maile alebo kontaktovaním AHOOJ. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.

Existujúcim zákazníkom môžeme v prípadoch dovolených právnymi predpismi zasielať informácie o vlastných podobných produktoch alebo službách, pričom vždy poskytneme možnosť jednoducho ďalšie zasielanie odmietnuť.

18. Analytika webovej stránky

Na ahooj.sk môžeme používať analytické nástroje, napríklad Google Analytics, Google Tag Manager, alebo iné obdobné analytické nástroje, a tiež vlastný, priamo v systéme zabudovaný nástroj na počítanie návštev a najčastejšie zobrazovaných stránok.

V závislosti od konkrétneho nastavenia môžu tieto služby spracúvať napríklad informácie o zariadení, prehliadači, navštívených stránkach, zdroji návštevy, približnej lokalite a interakcii so stránkou.

Náš vlastný zabudovaný nástroj na počítanie návštev neukladá IP adresu ani iný priamo identifikujúci údaj — zaznamenáva len dátum, navštívenú stránku a prípadne, na ktoré tlačidlo bolo kliknuté, súhrnne za všetkých návštevníkov.

Ak príslušné spracúvanie vyžaduje súhlas s cookies alebo obdobnými technológiami, analytické nástroje tretích strán (napr. Google Analytics) budú aktivované až po udelení príslušného súhlasu. Podrobnosti budú uvedené v dokumente Zásady používania cookies.

19. Marketingové nástroje

Ak používame reklamné systémy, napríklad Meta Pixel alebo obdobné technológie, môžu byť použité na meranie úspešnosti kampaní, vyhodnotenie konverzií, remarketing alebo optimalizáciu reklamy. Takéto nástroje budú aktivované podľa príslušných právnych pravidiel a nastavenia cookie súhlasu.

20. Nevyhnutné cookies

Niektoré cookies alebo obdobné technické údaje sú potrebné na fungovanie stránky alebo služby — napríklad na prihlásenie, bezpečnosť, správu relácie, uloženie nastavenia používateľa alebo cookie consent.

Nevyhnutné cookies sa používajú aj bez marketingového súhlasu, pokiaľ sú skutočne potrebné na poskytovanie požadovanej služby.

21. Komu môžeme osobné údaje poskytovať

Osobné údaje môžu byť podľa potreby poskytnuté dôveryhodným dodávateľom, ktorí nám pomáhajú prevádzkovať AHOOJ — napríklad poskytovateľovi hostingu, cloudovému poskytovateľovi, poskytovateľovi e-mailovej infraštruktúry, poskytovateľovi transakčných e-mailov, poskytovateľovi AI technológie, poskytovateľovi analytických nástrojov, poskytovateľovi bezpečnostných služieb, účtovníkovi, daňovému poradcovi, právnemu poradcovi alebo iným technickým dodávateľom.

Týmto subjektom poskytujeme údaje iba v rozsahu potrebnom na poskytovanie ich služby. Ak vystupujú ako sprostredkovatelia, máme s nimi príslušný zmluvný vzťah.

22. Sub-sprostredkovatelia AHOOJ CRM

Keď AHOOJ vystupuje ako sprostredkovateľ údajov svojich zákazníkov, môže pri poskytovaní služby využívať ďalších sub-sprostredkovateľov.

Aktuálny zoznam bude dostupný na: [DOPLNIŤ]

Zoznam môže obsahovať názov spoločnosti, poskytovanú službu, krajinu spracúvania a účel spracúvania.

23. Prenos údajov mimo EHP

Niektorí technologickí dodávatelia môžu spracúvať osobné údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

Ak dochádza k takémuto prenosu, používame mechanizmus povolený GDPR, napríklad rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky, alebo iný právne prípustný mechanizmus.

24. Ako dlho údaje uchovávame

Osobné údaje neuchovávame dlhšie, ako je potrebné. Doba uchovávania závisí od účelu. Orientačne môže ísť o:

Presná doba môže byť dlhšia, ak je uchovávanie potrebné na splnenie právnej povinnosti alebo ochranu právnych nárokov.

25. Údaje zákazníkov po skončení AHOOJ CRM

Po skončení služby bude firemný účet deaktivovaný v súlade s obchodnými podmienkami.

Zákazník má pred skončením služby možnosť vykonať export svojich údajov, ak to príslušná funkcionalita umožňuje.

Údaje môžu byť po skončení služby počas obmedzeného obdobia uchované, napríklad na možnosť obnovy, v technických zálohách, alebo na splnenie zákonných povinností. Následne budú odstránené alebo anonymizované, pokiaľ neexistuje právny dôvod na ich ďalšie uchovávanie.

Aktívne dáta po zrušení účtu uchovávame [DOPLNIŤ], zálohy najviac [DOPLNIŤ].

26. Zálohy

Údaje môžu byť dočasne obsiahnuté aj v bezpečnostných zálohách. Údaje v zálohách sa nepoužívajú na bežnú obchodnú činnosť — sú určené najmä na obnovu systému, ochranu pred technickou haváriou a obnovu po bezpečnostnom incidente. Zálohy sú odstraňované podľa stanoveného retenčného cyklu.

27. Ako údaje chránime

Používame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov. V závislosti od konkrétnej časti služby môžu zahŕňať riadenie prístupových oprávnení, oddelenie dát jednotlivých firemných účtov, dvojfaktorové overenie, zabezpečenú komunikáciu, bezpečné ukladanie hesiel, bezpečnostné logovanie, zálohovanie, monitorovanie systémov, obmedzenie prístupu administrátorov, pravidelné testovanie systému a aktualizácie a bezpečnostné opravy.

Žiadny informačný systém však nemožno označiť za absolútne bezpečný.

28. Oddelenie dát medzi firmami

AHOOJ je navrhnutý ako multi-tenant SaaS systém. Dáta jednotlivých zákazníkov sú logicky oddelené. Používateľ jednej spoločnosti nemá oprávnený prístup k dátam iného zákazníka. Systém používa mechanizmy na kontrolu oprávnení a oddelenie jednotlivých firemných účtov.

29. Bezpečnostný incident

Ak zistíme bezpečnostný incident týkajúci sa osobných údajov, vyhodnotíme jeho rozsah a riziko. Ak to vyžadujú právne predpisy, oznámime incident príslušnému dozornému orgánu, informujeme dotknuté osoby, alebo, ak vystupujeme ako sprostredkovateľ, bez zbytočného odkladu informujeme príslušného zákazníka.

30. Vaše práva

Podľa GDPR máte za splnenia príslušných podmienok viacero práv:

Právo na prístup — máte právo získať informáciu o tom, či spracúvame vaše osobné údaje, a ak áno, máte právo získať prístup k týmto údajom.

Právo na opravu — ak sú údaje nesprávne alebo neúplné, môžete požiadať o ich opravu alebo doplnenie.

Právo na vymazanie — v určitých prípadoch môžete požiadať o vymazanie osobných údajov. Toto právo nie je absolútne — údaje nemusíme vymazať napríklad vtedy, ak ich musíme uchovávať na splnenie zákonnej povinnosti alebo ochranu právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania — za podmienok stanovených GDPR môžete požadovať obmedzenie spracúvania.

Právo na prenosnosť údajov — pri splnení zákonných podmienok môžete mať právo získať svoje údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.

Právo namietať — ak spracúvanie zakladáme na oprávnenom záujme, máte právo proti takému spracúvaniu namietať.

Právo odvolať súhlas — ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.

31. Ako si môžete uplatniť svoje práva

Svoje práva môžete uplatniť prostredníctvom e-mailu: [DOPLNIŤ], prípadne písomne na adresu: [DOPLNIŤ].

Pred vybavením požiadavky môžeme potrebovať primeraným spôsobom overiť vašu totožnosť, aby sme osobné údaje neposkytli neoprávnenej osobe.

32. Údaje uložené v CRM zákazníka

Ak ste zákazníkom alebo kontaktnou osobou firmy, ktorá používa AHOOJ CRM, a chcete si uplatniť právo týkajúce sa údajov, ktoré táto firma vložila do AHOOJ, obráťte sa v prvom rade na danú firmu. Táto firma je spravidla prevádzkovateľom vašich údajov. AHOOJ jej ako sprostredkovateľ poskytne primeranú súčinnosť pri vybavení vašej požiadavky v súlade s GDPR a DPA.

33. Právo podať sťažnosť

Ak sa domnievate, že osobné údaje spracúvame v rozpore s právnymi predpismi, máte právo podať návrh alebo sťažnosť na:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Hraničná 12
820 07 Bratislava 27
Slovenská republika

Aktuálne kontaktné údaje úradu odporúčame overiť na jeho oficiálnej webovej stránke. Uplatnením sťažnosti nie sú dotknuté vaše ďalšie práva.

34. Povinnosť poskytnúť údaje

Nie všetky osobné údaje ste povinní poskytnúť. Niektoré údaje sú však potrebné na vytvorenie účtu, uzatvorenie zmluvy, fakturáciu, poskytnutie služby alebo odpoveď na konkrétnu požiadavku. Ak nevyhnutné údaje neposkytnete, nemusíme byť schopní príslušnú službu poskytnúť.

35. Odkiaľ údaje získavame

Osobné údaje získavame najmä priamo od vás, od firmy, ktorá vám vytvorila používateľský účet, z vašej komunikácie s nami, pri používaní ahooj.sk a pri používaní AHOOJ CRM.

V prípade CRM údajov môžu byť osobné údaje získané aj od nášho zákazníka, ktorý ich vložil alebo importoval do AHOOJ.

36. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme aktualizovať najmä v prípade zmeny právnych predpisov, zmeny technológií, pridania nových funkcií, zmeny dodávateľov alebo zmeny spôsobu spracúvania osobných údajov.

Aktuálna verzia bude vždy zverejnená na: ahooj.sk/ochrana-osobnych-udajov/

Pri významnej zmene môžeme existujúcich zákazníkov informovať aj e-mailom alebo prostredníctvom AHOOJ CRM.

37. Kontakt

Ak máte otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov alebo chcete uplatniť svoje práva, kontaktujte nás:

AHOOJ CRM
Prevádzkovateľ: [DOPLNIŤ]
Adresa: [DOPLNIŤ]
IČO: [DOPLNIŤ]
E-mail: [DOPLNIŤ]
Telefón: [DOPLNIŤ]
Web: ahooj.sk

Posledná aktualizácia: [DOPLNIŤ]